Veelgestelde vragen
E-mail

Gebruikt u niet onze e-mail dienstverlening, maar dat van externe partijen zoals Office365 of Gmail?
Dan is het belangrijk de volgende stappen door te lopen om eventuele uitgaande mailproblemen vanaf uw site (o.a. contactformulier) te voorkomen.
Ga in DirectAdmin onder ‘E-Mail Management’ naar ‘MX Records’.

Verwijder eerst het bestaande MX record door er een vink naast te zetten en op ‘Delete Selected’ te drukken.

Vul de mailserver in onder ‘Value’. Schakel het vinkje onder ‘Local Mail Server’ uit.

U kunt aan elk MX record ook een prioriteit geven. Hiermee wordt bijvoorbeeld de mailserver met prioriteit 10 eerst geprobeerd.
Wanneer deze niet beschikbaar is, worden de mailservers met prioriteit 20 geprobeerd, etc.
Hieronder ziet u een voorbeeldconfiguratie met de nameservers van Google.

Met een catch all e-mailadres kunt u e-mails die verkeerd geadresseerd zijn (e-mailadres bestaat niet), alsnog binnenkrijgen.
Om een catch all e-mailadres aan te maken gaat u in DirectAdmin onder ‘E-Mail Management’ naar ‘Catch-All E-mail’.

U heeft hier de keuze tussen ‘Fail’, ‘Ignore’, ‘Address’.

Fail:  
Hiermee stuurt u een e-mail naar de zender met de melding dat het e-mailadres niet bestaat.
Ignore: 
Hiermee wordt er helemaal niets gedaan met de e-mails die verkeerd geadresseerd zijn.
Address:
Hiermee kunt u verkeerd geadresseerde e-mails doorsturen naar een door u gekozen e-mailadres.
U dient hiervoor van tevoren een e-mailaccount gemaakt te hebben.

Wanneer u uw keuze hebt gemaakt klikt u op ‘Update’ om te bevestigen.

E-mail forwarders laten u inkomende e-mails doorsturen naar een ander e-mailadres.
Het kan bijvoorbeeld zijn dat u e-mail van klantenservice@uwdomein.nl wilt doorsturen naar support@uwdomein.nl.
Het kan ook zijn dat er een veelvoorkomende spelfout voorkomt, maar u alsnog de e-mail wilt ontvangen, ookal wordt er een typfout gemaakt.

Om een forwarder aan te maken klikt u in DirectAdmin onder ‘E-Mail Management’ op ‘Forwarders’.

Vervolgens klikt u op ‘Create new E-Mail Forwarder’.

Bij ‘Forwarder Name’ vult u het e-mailadres in waar de e-mails naar toe gestuurd zullen worden.
Vul alleen het gedeelte voor de ‘@’ in.
U kunt meerdere e-mailadressen opgeven door ze te scheiden met een komma. Dit zal meerdere forwarders aanmaken.

Het e-mailadres dat u bij ‘Forwarder Name’ invult hoeft geen bestaand e-mailadres te zijn.
Vul bij ‘Destination Email’ het e-mailadres in waar de e-mails naar worden doorgestuurd.
Ook hier kunt u meerdere e-mailadressen opgeven door ze te scheiden met een komma.
Klik als u klaar bent op ‘Create’.

Soms is het mogelijk dat uw email op externe accounts in de spambox terecht komt.
Om problemen als deze te achterhalen kunt u een email sturen naar een emailadres dat gegenereerd wordt op mail-tester.com.
Het e-mailadres wat daar te vinden is vult u in als ontvanger op uw emailaccount en verzend deze email.
Vervolgens klikt u op “Check vervolgens je score” op mail-tester.com.

Worden er fouten gegeven?
Ga na of de foutmeldingen te vinden zijn in de meest voorkomende bounces.

De meest voorkomende “enkele” code

De meest voorkomende “dubbele” code

• Bij soft bounce 5.2.2 kunt u proberen de mail later opnieuw te sturen.
• Bij soft bounce 5.7.1 kunt u de geadresseerde via een los e-mailbericht vragen om uw e-mailadres als vertrouwde afzender te markeren.

Wanneer u Thunderbird voor het eerst opstart, ziet u het onderstaande scherm.
Als u Thunderbird al vaker heeft gebruikt, kiest u voor ‘Bestand’, ‘Nieuw’ en vervolgens ‘E-mailaccount’.

Hier vult u uw naam, mailadres en wachtwoord in. Zorg ervoor dat u al een account in DirectAdmin heeft aangemaakt.
Klik op ‘Doorgaan’ en Thunderbird doet haar werk. De configuratie wordt automatisch geladen. Vervolgens klikt u op ‘Handmatige config’.
Controleer uw instellingen met onderstaand scherm. Hierna gaat u verder door op ‘Account aanmaken’ te klikken.

Indien een waarschuwing in beeld komt, kunt u deze negeren. Vink ‘Ik begrijp de risico’s’ af en klik op ‘Account aanmaken’.
Het account is nu aangemaakt en u kunt uw mail gebruiken.

Nadat u een e-mail account in DirectAdmin heeft aangemaakt, kunt u d.m.v. IMAP of POP3 uw account in Outlook configureren.
In deze handleiding gebruiken wij Outlook 2010 als voorbeeld. Oudere versies wijken mogelijk af van onderstaande handelingen.
Allereerst gaat u naar ‘bestand’ en vervolgens kiest u voor ‘Account toevoegen’.

Kies vervolgens voor de optie ‘Serverinstellingen of extra servertypen handmatig configureren’. In het volgende scherm kiest u voor ‘Internet e-mail’.

Tijdens de volgende stap, dient u gegevens van uw mailaccount in te vullen.

Gebruikersgegevens
Naam: Uw (Bedrijfs)naam
E-mailadres: Uw mailadres. Bijvoorbeeld info@uwdomeinnaam.nl

Servergegevens
Type account: IMAP
Server voor inkomende e-mail: mail.uwdomeinnaam.nl (wijzig dit naar uw eigen domeinnaam)
Server voor uitgaande e-mail (SMTP): mail.uwdomeinnaam.nl (wijzig dit naar uw eigen domeinnaam)

Aanmeldingsgegevens
Gebruikersnaam: uw mailadres. Bijvoorbeeld info@uwdomeinnaam.nl
Wachtwoord: het wachtwoord van uw mailaccount zoals u heeft ingesteld in DirectAdmin

Vaak blokkeren internet providers de standaard uitgaande poort. Daarom adviseren wij u naar “Meer instellingen…” te gaan waarnaar u het tabblad “geavanceerd” opent.
Zie onderstaande print screen. U past de uitgaande poort 25 aan naar 587.

Ga vervolgens naar het tabblad “Server voor uitgaande e-mail” zoals in onderstaande afbeelding weergegeven.
Zorg ervoor dat de optie “Voor de server voor uitgaande e-mail (SMTP) is verificatie vereist” aanstaat. Klik op “ok” om dit venster af te sluiten.

Wanneer de instellingen correct zijn, kunt u op ‘volgende’ klikken. De ingevoerde instellingen worden getest en wanneer de test geslaagd is, kunt u deze wizard afronden.
Uw mailadres is nu klaar voor gebruik.

Voor het toevoegen van de mail op een Android-account, moet je het volgende instellen.
Allereerst begin je met het toevoegen van je mailaccount. Hierbij vul je het e-mail adres en het wachtwoord in.
Vervolgens kun je het type account aanklikken. Om alles te laten synchroniseren, kies je IMAP:


Vervolgens krijg je de inkomende en uitgaande server. Hier kun je de volgende instellingen ingeven.
Voor de inkomende mail en uitgaande mail, verander je bij de IMAP4-server het “domein.nl” naar het eigen domein. Beveiliging laat je in beide gevallen uit.
Het poortnummer van de uitgaande mailserver moet 587 wezen:


Tot slot maakt de telefoon verbinding met de mailserver en kun je een accountnaam en wachtwoord ingeven.

Als accountnaam kun je bijvoorbeeld “Info – Bedrijf B.V.” of “voornaam en achternaam” ingeven.
Het accountnaam is de naam die mensen zien zodra je ze mailt.
Tot slot geef je de naam in van de gebruiker van het account en is hij gereed voor gebruik.

Let op : Afbeeldingen kunnen afwijken, afhankelijk wat voor versie van Android gebruikt wordt.
Ook kan de App die gebruikt worden in een andere volgorde de gegevens vragen. Instellingen voor de mail zijn allemaal gelijk.

Wanneer u een e-mailaccount in DirectAdmin heeft aangemaakt, kunt u uw account in Windows Live Mail instellen.

Stap 1  Klik in Windows Live Mail linksboven op de blauwe knop. Open het menu ‘Opties’ en klik vervolgens op ‘E-mailaccounts’.

Klik vervolgens op ‘Toevoegen’

Zorg dat op het volgende scherm ‘E-mailaccount’ geselecteerd staat en klik op ‘Volgende’.

Stap 2

Tijdens de deze stap dient u volgens onderstaand voorbeeld de gegevens van uw mailaccount in te vullen.

Server voor inkomende mail:          mail.uwdomein.nl
Uitgaande verbinding:                       mail.uwdomein.nl

Sommige ISP’s (internetproviders) kunnen het adres voor de uitgaande verbinding blokkeren. In dat geval, vult u hier het adres van de mailserver van uw ISP in. Raadpleeg uw ISP voor dit adres.
Sommige ISP’s blokkeren ook de standaard poort voor uitgaande verbinding. U kunt de SMTP poort dan instellen op ‘587’.
Vervolgens worden de ingevoerde instellingen getest en wanneer deze test geslaagd is, kunt u deze wizard afronden.
Uw mailadres is nu klaar voor gebruik.

Een autoresponder is een e-mail robot die inkomende e-mailberichten beantwoordt met een standaard bericht.
De autoresponder zal alle e-mails beantwoorden die ontvangen zijn, ongeacht de inhoud van de e-mail.
U kent ze misschien wel van bedrijven waarvan u bijvoorbeeld een ontvangstbevestiging heeft ontvangen.

Om een autoresponder in te stellen, klikt u in DirectAdmin onder ‘E-Mail Management’ op ‘Autoresponders’.

Vervolgens klikt u bovenaan op de link “Create New Autoresponder”

Hier kiest u een naam voor de autoresponder, en voert u de tekst die verstuurd moet worden in. Hierbij kunt u geen HTML tags gebruiken.

U kunt ervoor kiezen om een CC address in te voeren. Dit zal automatisch een kopie van elke autoresponder naar het aangegeven e-mailadres versturen.
Dit geeft u de mogelijkheid om in te zien hoeveel verzoeken uw autoresponder ontvangt.
Belangrijk: u heeft een POP account nodig voor een ‘forwarder’ die met de autoresponder is geassocieerd.

Als u een kopie van de inkomende e-mail wilt, creëer dan een POP account met dezelfde naam als de autoresponder.
Als u de inkomende e-mail wilt verwijderen, en alleen wilt beantwoorden, creëer dan een forwarder met dezelfde naam en laat de e-mail doorgestuurd worden naar een zogenaamde ‘blackhole’.
Als het niet lukt om een forwarder op een POP account naast de autoresponder te creëren, dan ontvangt de afzender van de e-mail een bericht dat het verzenden mislukt is,
naast de autoreply e-mail. Tegenstrijdig bericht voor de afzender van de e-mail.

Het kan zijn dat u uw mail via onze servers verstuurt, en een van deze meldingen krijgt:

            550 R1: HELO should be a FQDN or address literal (See RFC 2821 4.1.1.1)

                                    of

            550 relay not permitted, authentication required / Relay niet toegestaan

Hieronder staan voor 3 verschillende situaties een oplossing.

1. De meest voorkomende oorzaak is dat u e-mail wilt versturen via uw eigen mailprogramma, zonder het gebruik van authenticatie.
   Dat wil zeggen dat u uw gebruikersnaam en wachtwoord niet heeft opgegeven bij de uitgaande mail.
   Bij de meeste mailprogramma’s is dat een kwestie van een vinkje zetten.
2. U gebruikt een eigen mailserver en deze verstuurt mail via onze mailserver. Hierbij moet aan punt 1 worden voldaan.
   Daarnaast moet de hostnaam die u gebruikt in de mailserver een valide naam zijn die ook in uw DNS voorkomt.
   Maak dus in uw DNS een A record aan met het IP adres van uw server, met bijvoorbeeld de naam ‘mailserver’.
   Uw hostnaam ziet er dan als volgt uit: mailserver.uwdomein.nl.

U gebruikt voor uitgaande mail poort 25. Verander dit in poort 587, want de meeste providers blokkeren poort 25.

Het koppelen van een mail account in Windows 8 wordt in deze handleiding stap voor stap uitgelegd. Onderstaande handleiding is van toepassing op een DirectAdmin omgeving.
We gaan er hierbij vanuit dat u al reeds een mailaccount in DirectAdmin heeft aangemaakt.

Allereerst opent u het mailprogramma via Start:

Na het starten van het mailprogramma beweegt u met uw pijl volledig naar de rechterkant van uw scherm waarbij de onderstaande donkergrijze balk tevoorschijn komt. Klik op instellingen.

Klik vervolgens op “Accounts”, vervolgens “Een account toevoegen” en daarna “Ander account”.

Het onderstaande scherm verschijnt waar u kiest voor “Meer details weergeven”.

Het scherm wordt uitgebreid met enkele opties. In de bovenste twee velden “E-mailadres” en “Gebruikersnaam” vult u uw mailadres in. Bijvoorbeeld info@example.com

Het veld “wachtwoord” vult u met uw wachtwoord. De inkomende én uitgaande mailserver is “mail.uwdomeinnaam.nl” (waar u uwdomeinnaam.nl vervangt).

Standaard schakelt u SSL voor zowel inkomende als uitgaande mail uit, tenzij u een eigen SSL certificaat heeft.
Let er vervolgens op dat u poort 587 voor uitgaande mail gebruikt. Vink de optie “Op de server voor uitgaande e-mail is authenticatie vereist” aan.
Dit geldt ook voor “Dezelfde gebruikersnaam en hetzelfde wachtwoord gebruiken om e-mail te versturen en ontvangen”.
Klik op “verbinding maken” om de verbinding te testen en het account definitief toe te voegen.

SpamAssassin is een spamfilter die op al onze webservers standaard is geïnstalleerd.
Via DirectAdmin kunt u deze spamfilter zelf beheren. Standaard is SpamAssassin bij een nieuwe gebruiker uitgeschakeld.

Zorg dat de spamfilter niet onnodig streng staat ingesteld. Doordat een spamfilter een automatisch systeem is, kan deze niet zo selectief zijn als uzelf, en bij strenge instellingen
ook gewenste mail blokkeren.

• Wanneer u in DirectAdmin bent ingelogd, gaat u onder ‘E-Mail Management’ naar ‘Spamassassin Setup’.
  
• Bij de eerste optie kiest u wat er met inkomende spam gebeurt.
• Vervolgens kunt u de ‘score threshold’ instellen. Bij een hoog cijfer zal de spamfilter meer mail toestaan en bij een laag cijfer wordt er meer mail als spam gezien.
  U heeft de keuze uit drie opties, maar u kunt ook een eigen waarde opgeven.
• Bij de volgende stap kunt u kiezen of mails met een hoge score verwijderd dienen te worden. Ook kunt u eventueel een onderwerp meegeven aan geblokkeerde mails. Dit is handig wanneer u spam niet naar een speciale map stuurt.
• Tot slot heeft u de mogelijkheid handmatig geblokkeerde of toegestane mailadressen op te geven. Mailadressen kunt u respectievelijk in de ‘blacklist’ en ‘whitelist’ invullen.

Vergeet vervolgens niet de wijzigingen op te slaan.

Stap 1:  Starten met het instellen van de e-mail in Mail op de Mac

Start het programma ‘Mail’. Als u deze applicatie nog nooit heeft geopend, krijgt u direct de  wizard te zien.
Ga naar stap 2.
Als u het programma ‘Mail’ al eerder heeft gebruikt en u wilt een extra e-mailadres instellen, klik dan linksboven onder ‘Mail’ op ‘Voorkeuren…’.
Kies voor op ‘Accounts’ en klik vervolgens linksonder op het ‘+’ teken.

Stap 2:  Gegevens instellen

Er verschijnt een venster waar u uw gegevens in kunt vullen.

– Volledige naam: uw eigen (bedrijfs)naam – de naam die uw ontvangers bij ‘Afzender’ zien
– E-Mailadres: uw mailadres
– Wachtwoord: Het wachtwoord van uw mail account

Stap 3: Instellen inkomende mail server

Kies op het volgende scherm het type account en vul de server voor inkomende mail met het bijbehorende gebruikersnaam en wachtwoord.
Bij “Type account” wordt meestal IMAP gekozen. Bij IMAP blijft de e-mail in feite altijd op de server staan. Bij POP wordt de mail van de server afgehaald
en opgehaald naar het programma Mail.

Server inkomende post: mail.uwdomein.nl
Gebruikersnaam: uw mailadres (bijv. info@uwdomein.nl)
Wachtwoord: het wachtwoord van uw mail account

Stap 4: Instellen uitgaande mailserver

Bij het instellen van Mail op de Mac moet er ook de server voor uitgaande mail worden ingevuld. Deze server wordt ook wel de SMTP-server genoemd.
Vul hier de naam van de uitgaande mailserver. Het is noodzakelijk om de “Gebruik identiteitscontrole” aan te vinken. U kunt hiervoor dezelfde gegevens gebruiken als
voor de inkomende IMAP mailserver. Het is niet noodzakelijk voor de instellingen van Mail, maar wel mogelijk om “Gebruik alleen deze server” aan te vinken.

Server uitgaande post: mail.uwdomein.nl
Gebruik alleen deze server en gebruik identiteitscontrole afvinken
Gebruikersnaam: uw mailadres (bijv. info@uwdomein.nl)
Wachtwoord: het wachtwoord van uw mail account

Stap 5: Mail instellen afgerond

Na de bovenstaande stappen krijgt u een overzicht te zien van de instellingen in Mail op de Mac. Om het account gelijk te gebruiken dient u “Account online”
aan te vinken en op “Maak aan” te klikken.

Onder spam wordt het ontvangen van ongewenste berichten verstaan. Dit kan bijvoorbeeld via e-mail of ongewenste reclameboodschappen op websites.
Spam is moeilijk is te definiëren, omdat niet alle boodschappen waarbij mensen of organisaties contact willen leggen direct spam is. Spam onderscheidt zich
doordat een bericht naar een grote groep wordt gestuurd waarvan maar een klein deel de potentiële doelgroep is.

Voor de overige ontvangers van deze boodschappen wordt dit als een belasting ervaren. Het kost tijd deze berichten te verwijderen en zelfs te onderscheiden van gewenste mail.
Om deze overlast te beperken zijn er tal van programma’s en hulpmiddelen om spam te verminderen, namelijk de spam filters.

Een spam filter is een applicatie welke berichten op bepaalde criteria onderzoekt. Wanneer bepaalde en vooraf ingestelde criteria wordt bereikt, wordt op dit bericht een actie verricht.
Dit kan bijvoorbeeld het verwijderen of verplaatsen naar een andere map zijn. Het nadeel van dit soort applicaties is dat het geautomatiseerde systemen zijn en niet exact weten wat u wilt.
Zo kan gewenste mail verloren gaan of ongewenste mail alsnog doorgelaten worden. Tegenwoordig bestaan er spamfilters met de mogelijkheid om dingen aan te leren om nog beter als filter te fungeren.

Naast het geautomatiseerd filteren van ongewenste berichten zijn er sinds 2004 enkele maatregelen getroffen.
In de Telefommunicatiewet zijn enkele regels toegevoegd welke het spamverbod omschrijven. Er kunnen zelfs behoorlijke boetes op worden gelegd aan organisaties.
Door de anonimiteit van het internet zal spam helaas nog niet tot de verleden tijd behoren. Door hierop in te spelen maken wij bij iXL gebruik van de laatste technieken en nieuwste
mogelijkheden om de meeste spam te blokkeren. Onder andere onze batched SMTP diensten zijn hiervoor ingericht.

Om een e-mail adres aan te maken moet u inloggen op uw beheer te gaan naar https://www.hostingformule.nl:2222/.
Wanneer u ingelogd bent gaat u naar de betreffende domeinnaam waar u een e-mail adres wilt aanmaken.
Klik op: email accounts

Klik op: create mail account

U kunt uw wachtwoorden van uw e-mail adressen wijzigen door in te loggen in uw DirectAdmin beheer paneel.
Dit doet u te gaan naar https://www.hostingformule.nl:2222/ en hier in te loggen met de gegevens welke u van ons ontvangen heeft.

Klik onder ‘E-Mail Management’ op E-Mail Accounts

Klik op ‘change’ achter het betreffende mailadres om het wachtwoord te wijzigen

Het koppelen van een mail account op een iPhone wordt in deze handleiding stap voor stap uitgelegd.
Allereerst opent u instellingen in het menu.

Klik dan op “E-mail, contacten, agenda’s”.

Klik vervolgens op “Nieuwe account”.

Klik dan op “anders”.

Klik dan op “voeg mailaccount toe”.

Vul dan de goede gegevens in.

Uitleg:
IMAP/POP3- Accountgegevens:

Server inkomende post:

Server uitgaande post: